איך לכתוב הודעת פולואפ ללקוח עם ChatGPT

כדי לכתוב הודעת פולואפ ללקוח עם ChatGPT צריך שלושה שלבים: לקחת את מה שסוכם בשיחה, להדביק אותו בצ'אט יחד עם פרומפט שמגדיר את הטון והמבנה של ההודעה, ולעבור על התוצאה לפני שליחה. זה עובד עם חשבון ChatGPT רגיל, וכתיבת ההודעה עצמה לוקחת פחות מדקה. במדריך הזה נעבור על התהליך שלב אחר שלב, כולל הפרומפט המדויק להעתקה.

לפני שנכנסים לפרומפט, שווה להזכיר למה בכלל שולחים הודעת פולואפ אחרי שיחה: היא סוגרת ללקוח את הפינה ומונעת אי הבנות על מה שסוכם, כמו שהסברנו במאמר על למה כדאי לשלוח ללקוח סיכום אחרי כל שיחה. עכשיו לשאלה המעשית: איך כותבים הודעה כזאת מהר, בעזרת הכלי שכולם כבר מכירים.

מה צריך להכין לפני שכותבים הודעת פולואפ עם ChatGPT?

בעיקר דבר אחד: סיכום של מה שסוכם בשיחה, ולא תמלול מלא. מספיק כמה שורות: על מה דיברתם, מה הצעד הבא, ועד מתי. אם כבר יש לכם סיכום כתוב מהשיחה, למשל אם כתבתם אותו בעזרת הפרומפט לסיכום שיחת לקוח, אפשר להשתמש באותו סיכום כבסיס להודעת הפולואפ, בלי לעבוד פעמיים על אותה שיחה. אם אתם רוצים לראות בדיוק אילו שדות כדאי שיהיו בסיכום כזה, פירקנו אותם בהפרומפט המדויק לסיכום שיחת ביטוח. ומעבר להודעה ללקוח, מאותו סיכום אפשר גם להוציא רשימת משימות פנימית למעקב שלכם.

איך זה עובד שלב אחר שלב?

1. אספו את הסיכום: רשמו או העתיקו מה סוכם בשיחה, הצעד הבא, ותאריך יעד אם יש.
2. הדביקו ב‑ChatGPT: פתחו שיחה חדשה, הדביקו את הפרומפט שלמטה ואחריו את הסיכום, ושלחו.
3. עברו על ההודעה: קראו את הטיוטה, ודאו שהפרטים נכונים, והוסיפו משפט אישי אם מתאים.
4. שלחו: העתיקו את ההודעה ושלחו ללקוח בוואטסאפ או בערוץ שבו אתם רגילים לתקשר איתו.

ארבעת השלבים האלה הם כל התהליך. עכשיו נעצור על השלב שקובע איך ההודעה תישמע: הפרומפט.

מה הפרומפט המדויק להדביק ב‑ChatGPT?

אם תדביקו את הסיכום ותכתבו רק 'תכתוב הודעת פולואפ', תקבלו ניסוח כללי שנשמע כמו תבנית. הסוד הוא לבקש טון, אורך ומבנה מדויקים. הנה פרומפט מוכן להעתקה:

שימו לב להוראה האחרונה: 'אל תוסיף פרטים שלא מופיעים בסיכום'. בלעדיה, מודלים נוטים לנסח הבטחות כלליות כמו 'נדאג לכל הצרכים שלך', וזה בדיוק סוג הניסוח שיוצר ציפיות שלא התכוונתם אליהן. אם אתם רוצים לראות איך נראה תהליך דומה על תמלול שיחה מלאה, כתבנו על זה במדריך על תמלול שיחה בעברית עם AI, ידני ובחינם.

כך נראה הסיכום שמדביקים

סיכום קצר של שיחת חידוש, לפני ההדבקה:

• נושא: חידוש ביטוח רכב, בקשה לבדיקת הוזלה.
• סוכם: הסוכן יכין הצעה מעודכנת מול שתי חברות עד יום חמישי.
• צעד הבא: הלקוח מחכה לקבל את ההשוואה עד יום חמישי.

ההודעה שחוזרת מהפרומפט

היי דנה, תודה על השיחה 🙏 אני בודק עבורך הצעה מעודכנת לחידוש ביטוח הרכב מול שתי חברות, ואחזור אליך עד יום חמישי עם ההשוואה. אם יש שאלות בינתיים, אני כאן.13:05

מוכן לשליחה, באישור שלך

אישור ושליחה

על מה חשוב להקפיד לפני ששולחים הודעה שכתב AI?

על שני דברים. הראשון: דיוק. לפני ששולחים, ודאו שהסכומים, המוצרים והתאריכים בהודעה תואמים בדיוק את מה שסוכם בשיחה. השני: קול. הודעה שנשמעת גנרית מדי מרגישה ללקוח כמו תבנית, לא כמו הסוכן שהוא מכיר.

מה קורה כשצריך לעשות את זה אחרי כל שיחה, כל יום?

החלק של ChatGPT מהיר, אבל התהליך המלא, לאסוף את הסיכום, להדביק, לעבור על התוצאה ולשלוח, לוקח כמה דקות לכל שיחה. בעשר שיחות ביום זה מצטבר לזמן משמעותי מתוך השעה עד שעתיים היומיות שפירקנו במאמר על איך סוכני ביטוח חוסכים זמן, וזו בדיוק הנקודה: המדריך הזה עוזר לשיחה אחת, אבל השגרה היא לעשות אותו אחרי כל שיחה.

מתי עדיף כלי ייעודי במקום התהליך הידני?

כשמבינים שזאת שגרה יומית ולא משימה חד פעמית. גולדי, ה‑AI לסוכני ביטוח ופיננסים, מכין טיוטת הודעת פולואפ אוטומטית מתוך הסיכום של כל שיחה, בלי שתצטרכו לפתוח שיחה חדשה או להעתיק כלום. ההודעה מחכה לכם מוכנה, באותו אופן שהראינו במדריך על סיכום שיחות אוטומטי לסוכני ביטוח. שום הודעה לא נשלחת ללקוח בלי האישור שלכם, בדיוק כמו בתהליך הידני, רק שאתם לא כותבים אותה מאפס בכל פעם. לסוכן אלמנטרי שמנהל עשרות שיחות ביום, הפולואפ האוטומטי הזה הוא ההבדל בין ליד שנסגר לליד שנשכח.

אז אם אתם שולחים פולואפ אחרי שיחה או שתיים בשבוע, המדריך הזה והפרומפט שלמעלה יעשו את העבודה מצוין. ואם אתם עושים את זה אחרי כל שיחה, כל יום, ומרגישים שהתהליך הידני אוכל לכם זמן, זה בדיוק המקום שבו שווה לתת לגולדי להכין את הטיוטה, ולהשאיר לכם רק את הקריאה והאישור.

שאלות נפוצות